伝達力 | 人に何かを伝える際に意識するべきプロセス

ロジカルシンキング

プログラミング関連の講師を約1年間担当していたので、普段からいかに人にわかりやすく伝えるか、すなわち「伝達力」を意識する機会は多くありました。今回は自分なりに「伝達力」とは何かを、ある程度体系化できた気がするので、メモとしてブログに残しておきます。

説明対象者の事前状況の確認

説明する時って最初から説明しちゃいけないんですよね。まずしなきゃいけないのは説明対象者が、説明対象についてどれくらい理解しているのかを確認することです。説明対象Aを理解するために前提知識として何が必要かを自分の頭の中で確認した後に、相手にその知識があるかどうかを確認して、ない場合には前提知識を相手に共有しなければいけません。

具体的に自分が前提知識を共有する際には、「前提として~」というフレーズをよく使っています。

範囲の確認(説明対象の確認)

前提知識を共有することができたら、次にすることは、自分の説明の範囲、すなわち説明対象を確認することです。自分は今から何について話すのかを相手に共有することによって、相手の頭の中で準備が行われて、スムーズに説明を聞いてくれるようになります。逆に共有がない状態だと、説明対象者の頭の中には「今何話しているんだろう」という疑問が生まれてしまって、説明がうまく伝わらないケースが多い気がします。

具体的に自分が説明対象を確認するときには「今から話すことは~についてなんですけど~」っというフレーズをよく使っています。

説明ポイントを分けて、わかりやすく説明

説明対象の確認ができたら、次にすることは説明対象を説明するために、わかりやすく説明ポイントを分けることです。

説明ポイントを分ける

例えば、四則演算を人に説明するときに一気に説明することって難しいですよね。足し算、引き算、掛け算、割り算に説明のポイントを分けて説明することになると思います。要は説明対象を因数分解して、ポイントを作り、そのポイントを順に説明していくことができれば良いです。自分が説明する時は「〜を理解するためには重要なポイントが〜個あって〜」みたいな感じで使います。ただ、各ポイントを説明する際に気をつければいけないポイントがいくつかあります。

基本的には定義何ができるか例示

説明をするときには基本的には上記の順番でやるとうまくいきます。特に例示の部分が重要な気がしていて、これは各個人に合った形で最も最適なアナロジーを用いないといけません。相手の地頭の良さや理解度、バックグラウンドをしっかりと確かめて説明する必要があると思います。

情報量を意識すること

情報量は意識しないといけません。相手に必要以上の情報を与えると、相手の理解が追いつかなくなり、逆に何も伝わらなくなる可能性があります。自分の場合は、説明対象の新知識の理解が前提知識となる新規の知識についてはその場では説明をせず、「今はひとまず理解できなくていいよ」と言ってスキップしています。

スピードの調整をすること

話すスピード意識しないといけません。説明が早いと、相手が理解に追いつかず、結果何も理解できなかったという事態が起こりかねません。相手の表情や雰囲気を感じ取った上で、適宜スピードは調整しましょう。

わかりやすい言葉を使うこと

相手が理解できないカタカナや、四字熟語はあまり使わないようにしたいですね。よく言われることですが、小学生でも理解できるレベルの言葉を使うように心がけるといいと思います。

このブログは自分の頭の整理が主な目的なので、一部わかりにくいと思いますがご容赦を。。

理解度の確認は忘れない

説明している最中に、相手の理解度を確認をすることは非常に大切です。基本的には問答式で確認するのがいいと思います。自分の場合は「~についてどう思います?」って感じで相手にひたすら考えさせることを意識して説明したりしています。

最後に簡単にまとめる

最後に簡単に説明したことをまとめます。以下のようにまとめればうまくいくかと。

  • 説明対象の再確認
  • 重要だったポイントについて
  • 質問を聞く

最後に説明を体系的にまとめてあげて、質問がないかどうかを確認します。自分の経験則的に上記のように説明をすると、うまくいく気がしています。

もちろん現在も、上記の説明プロセスはブラッシュアップをしています。また何か気づきがありましたら、追記したいと思います。

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